Отслеживание транспортного средства, мониторинг рабочего компьютера, проверка, с кем работник общается по электронной почте (и что посылает), запись телефонных разговоров и т. д. Все это попадает под понятие мониторинга работников.
По словам юриста профессионального общества адвокатов „Avocad“ Мантаса Байгиса, чтобы мониторинг был законным, работодатель должен соблюдать ограничения Общего регламента по защите данных (ОРЗД). А возможно ли их преодолеть? Определенно да, однако придется постараться, чтобы действия правомерными признала бы и не имела бы никаких претензий Государственная инспекция по защите данных, сообщается в сообщении СМИ. Итак, с чего начать, чтобы «узаконить» мониторинг работников?
Во первых, необходимо правовое основание. Часто предприятие совершает ошибку и мониторинг оправдывает якобы ими «по собственной воле» данными согласиями. Это нарушение, т. к. по причине силового дисбаланса такое согласие работников не считалось бы добровольным. Работодателю вообще не стоило бы руководствоваться настоящим законным основание. Это только исключение из правил (например, такое «добровольное» согласие для поздравления с днем рождения было бы законным).
Чаще всего в практике встречается правовое основание — законный интерес работодателя. Но это само по себе не значит, что достаточно только формально указать данное основание. Его необходимо обосновать и доказать.
Каждому работодателю рекомендуется выполнить тест по оценке законных интересов (баланса), который обоснует или опровергнет настоящее правовое основание. Во время этого теста оценивается, нет ли, например, менее ограничивающих средств для достижения выдвигаемой цели, является ли законный интерес предприятия выше интереса работника (на частную жизнь) и т. д. К сожалению, VDAI еще не выпустила вехи, как необходимо выполнять тест по оценке законных интересов и какие критерии оценивать. Однако рекомендуется ознакомиться с выпущенными Инспекцией по защите данных Объединенного Королевства вехами (описанными критерями), которые могли бы быть инструментом, помогающим оценить имеющийся законный интерес предприятия для проведения мониторинга работников. Конечно, необходимо запомнить, что каждая ситуация уникальна и индивидуальна.
Во-вторых, основания, что существует обоснованный и законный интерес для проведения мониторинга работников, придется оценить, не является ли необходимым провести оценку влияния на зашиту данных (ОВЗД). Отмечается, что ОВЗД является обязательным, когда (А) обрабатываются видео или звуковые данные на рабочем месте и в помещениях либо на территории управляющего данными (где работают работники), или (в) обрабатываются личные данные работников, связанные с мониторингом коммуникации, поведения, места или движения. Все же, и во всех других случаях ОВЗД провести рекомендуется. Порядок проведения ОВЗД подробно описан в вехах Европейского правления управления данными, к тому же, VDAI выпустила примерную форму выполения ОВЗД.
В-третьих, даже проведя указанные процедуры, это не значит, что работодатель может расслабиться и «легально» вести мониторинг работников. Придется подготовить порядок мониторинга работников и ознакомить с ним всех работников. Это существенное обстоятельство, т. к. тайное наблюдение не законно. Данный порядок должен охватывать: (1) какие работники будут под наблюдением (если не все, то какие и по каким причинам, как они отбирались); (2) в каких случаях; (3) в каких условиях будут под наблюдением; (4) будет ли под наблюдением с использованием всех ресурсов / инструментов предприятия (напр., под наблюдением будет только одна или часть систем); (5) бедут ли вестись постоянное наблюдение или периодичное; (6) если периодичное, то какая будет периодичность и почему.
Отмечается, что это не окончательный список. В каждом случае приходится оценивать индивидуально. С подготовленными порядками рекомендуется ознакомить работников (под подпись) и ответить на все беспокоящие их вопросы.
Итак, законность мониторинга работников по сути складывается из трех шагов (и много разных этапов на каждом шагу), выполнив которые (доказав) мониторинг работников будет соостветствовать выдвигаемым требованиям ОВЗД. Юрист „Avocad“ Мантас Байгис обращает внимание, что мониторинг работников очень чувствительного характера и подвергает опасности нарушить право на конфиденциальность работников. Поэтому в каждом случае приходится прикладывать максимальные усилия и принимать все необходимые меры, чтобы мониторинг работников не стал бы серъезным нарушением.